ОБЯЗАННОСТИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ОФИЦЕРОВ

DIRECTOR (ДИРЕКТОР ОТДЕЛЕНИЯ)

  • взаимодействует с Дилером-спонсором и обеспечивает соответствие деятельности Отделения положениям Устава клуба и политике Harley Owners Group;
  • несет персональную ответственность за управление клубом и поддержание в нем политики Harley Owners Group;
  • подписывает ежегодный раздел отчета Отделения «Chapter Charter Application» и обеспечивает его передачу и получение Сервисным центром H.O.G. в срок до 31 января каждого года;
  • информирует потенциальных членов клуба о деятельности H.O.G. и Отделения;
  • инициирует и проводит Общие собрания членов Отделения, заседания членов Совета офицеров клуба и неплановые встречи членов Отделения (так называемые «клубные дни»);
  • обеспечивает и контролирует заполнение членами клуба необходимых форм документов и заявлений, используемых в рамках подготовки и участия членов Отделения в различных мероприятиях;
  • следит за соблюдением требований, предъявляемых к ношению клубных нашивок («цветов» клуба), и выполнением всех стандартов Harley Owners Group членами клуба;
  • контролирует соблюдение и выполнение требований и прав торговой марки Harley-Davidson и H.O.G. при заказе атрибутики Отделения;
  • осуществляет контроль за размещением заказов на получение атрибутики Отделения через Дилера-спонсора;
  • обеспечивает регулярное информирование членов Совета офицеров Отделения о разрабатываемых и принимаемых решениях и инициативах в формате «Chapter Officer News»;
  • обеспечивает, при необходимости, взаимодействие Сервисного центра H.O.G. с соответствующими офицерами клуба и другими членами Отделения;
  • координирует и перераспределяет, при необходимости, обязанности среди членов Совета офицеров.
ASSISTANT DIRECTOR (АССИСТЕНТ ДИРЕКТОРА):

  • осуществляет взаимодействие с Дилером-спонсором и обеспечивает соответствие деятельности Отделения положениям Устава клуба и политике Harley Owners Group;
  • помогает, при необходимости, Директору Отделения;
  • информирует потенциальных членов клуба о деятельности H.O.G. и Отделения;
  • информирует действительных членов клуба о проводимых H.O.G программах и предлагаемых H.O.G бенефитах для членов Отделения;
  • проводит информирование, инструктаж и адаптацию в клубе новых членов в формате «Welcoming committee».
  • Информирование и инструктаж о деятельности Отделения, о принятых стандартах безопасности, о наличии и обязанностях офицеров, о принятых в клубе регламентирующих деятельность документах проводятся совместно с:
    LADIES OF HARLEY OFFICER – в части представления программ «Ladies of Harley»,
    SAFETY OFFICER – в части инструктажей «Безопасное передвижение на мотоцикле» и «Повышение мастерства езды на мотоцикле»,
    PHOTOGRAPHER – в части фотографирования новых членов и размещения информации на сайте Отделения;
  • действует как официальный представитель H.O.G. в клубе и информирует совместно с ACTIVITIES OFFICER действительных членов Отделения о проводимых H.O.G. национальных и международных ежегодных официальных мероприятиях
.
TREASURER (КАЗНАЧЕЙ):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • осуществляет сбор вступительных, ежегодных и целевых членских взносов в установленных для членов Отделения размерах;
  • управляет денежным фондом (средствами) Отделения;
  • производит расчет и уплату федеральных и местных налогов и сборов, если это необходимо;
  • ежеквартально информирует членов Совета офицеров Отделения о проведенных денежных операциях и балансе счета клуба;
  • обеспечивает подготовку и передачу соответствующего (финансового) раздела отчета Отделения H.O.G. Chapter Charter Application в Сервисный центр H.O.G. до 31 января каждого года;
  • следит, чтобы при осуществлении клубом благотворительной деятельности были соблюдены все требования, установленные политикой H.O.G.в отношении такой деятельности;
  • осуществляет мониторинг и готовит для представления на Общем годовом собрании Отделения сводный анализ результатов финансовой деятельности за текущий и прошедший год.
.
ACTIVITIES OFFICER (ОФИЦЕР, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА АКТИВНОСТЬ КЛУБА):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • осуществляет руководство деятельностью по разработке и реализации всех мероприятий Отделения и участия в других мероприятиях, проводимых H.O.G. или другими клубами;
  • набирает и инструктирует волонтеров из состава членов Отделения для проведения мероприятий клуба и участия в других мероприятиях, проводимых H.O.G. или другими клубами;
  • обеспечивает информирование и помогает, при необходимости, членам Отделения в вопросах организации и участия в мероприятиях, страхования жизни и мотоцикла, преодолении языкового барьера, других вопросах, связанных с членством в клубе;
  • осуществляет сбор (по специальной форме), учет, хранение и передачу соответствующим офицерам Отделения информации о членах клуба, их интересах, стаже вождения мотоцикла, медицинских противопоказаниях;
  • осуществляет сбор, учет и хранение информации о мероприятиях, в которых Отделение принимало участие;
  • оказывает помощь Директору клуба в актуализации и заполнении членами Отделения необходимых форм документов, используемых в рамках подготовки и участия членов клуба в различных мероприятиях, и в исполнении ими соответствующих положений Risk Management Program.
.
SECRETARY (СЕКРЕТАРЬ):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • обеспечивает различные административные нужды клуба, в том числе, ведет и хранит в общедоступном месте все протоколы встреч членов Совета офицеров Отделения, протоколы Общих собраний членов клуба и годовые отчеты; взаимодействует с MEMBERSHIP OFFICER в части:
    — своевременного обеспечения всех членов Отделения соответствующими международными регистрационными номерами H.O.G., карточками, клубными нашивками и значками H.O.G. в соответствии с правилами и процедурами, установленными H.O.G.,
    — своевременного сбора данных у членов клуба о желании продолжить членство в Отделении, уплате соответствующих взносов в H.O.G. и передачи в Сервисный центр H.O.G. заполненной формы «Пролонгация членства в H.O.G.» (H.O.G. Enrolment Renewal),
    — своевременного сбора и обеспечения уплаты членами клуба соответствующего членского взноса в H.O.G. (членство FULL предполагает ежегодный взнос, членство FULL LIFE предполагает однократный взнос),
    — обеспечения актуализации данных о членах Отделения и адресе нахождения клуба с дальнейшей передачей информации Дилеру-спонсору и в Сервисный центр H.O.G,
    — хранения форм для заполнения «Пролонгация членства в H.O.G.» (H.O.G. Enrolment Renewal) и своевременной их передачи членам Отделения для заполнения;
  • обеспечивает своевременную передачу в Сервисный центр H.O.G.:
    — соответствующего раздела отчета клуба H.O.G. Chapter Charter Application (передается в региональный офис H.O.G. до 31 января каждого года),
    — других отчетов и форм по запросу Сервисного центра H.O.G.;
  • осуществляет сбор, хранение и учет информации о различных несчастных случаях и происшествиях, произошедших с членами Отделения при участии в различных мероприятиях;
  • обеспечивает совместно с ASSISTANT DIRECTOR подготовку к Общему годовому собранию Отделения, в том числе, организует место сбора, осуществляет уведомление офицеров и членов клуба о дате, месте проведения и повестке дня Общего собрания.
.
SAFETY OFFICER (ОФИЦЕР ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ КЛУБА):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • проводит среди членов Отделения инструктажи в рамках программы «Безопасное передвижение на мотоцикле» и «Повышение мастерства езды на мотоцикле»;
  • помогает ACTIVITIES OFFICER и ROAD CAPTAIN в планировании поездок клуба;
  • обучает совместно с ROAD CAPTAIN членов Отделения правилам групповой езды в колонне, принятым на практике жестам рук, используемым в поездке группой;
  • помогает ACTIVITIES OFFICER создавать, актуализировать и контролировать заполнение членами клуба необходимых форм документов, используемых в рамках подготовки и участия членов Отделения в различных мероприятиях и исполнение ими соответствующих положений Risk Management Program;
  • осуществляет сбор и обработку информации о различных несчастных случаях и происшествиях, произошедших с членами Отделения при участии в различных мероприятиях, разрабатывает рекомендации по предупреждению и исключению подобных случаев в дальнейше, проводит с членами клуба разъяснительные (профилактические) беседы.
.
ROAD CAPTAIN (КАПИТАН МАРШРУТА):

  • помогает Дилеру-спонсору и Директору клуба в части обеспечения соответствия деятельности Отделения положениям Устава клуба и политике Harley Owners Group;
  • оказывает помощь ACTIVITIES OFFICER и SAFETY OFFICER в планировании поездок Отделения, составляет для членов клуба дорожную карту с точками остановок, ночлега и приема пищи;
  • помогает ASSISTANT DIRECTOR в информировании членов Отделения о мероприятиях, проводимых H.O.G.;
  • проводит обучение совместно с SAFETY OFFICER членов клуба правилам групповой езды в колонне, принятым на практике жестам рук, используемым в поездке группой;
  • помогает ACTIVITIES OFFICER создавать, актуализировать и контролировать заполнение членами Отделения необходимых форм документов, используемых в рамках подготовки и участия членов клуба в различных мероприятиях и исполнение ими соответствующих положений Risk Management Program;
  • действует в качестве управляющего (гида) при движении Отделения по маршруту следования.
.
LADIES OF HARLEY OFFICER (ОФИЦЕР, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РОБОТУ С ЖЕНСКОЙ ЧАСТЬЮ КЛУБА):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • информирует женщин – потенциальных членов Отделения о деятельности H.O.G., а также о деятельности Отделения;
  • отвечает на вопросы по программе «Ladies of Harley»;
  • информирует женщин – действительных членов Отделения о проводимых мероприятиях H.O.G. и предлагаемых бенефитах для членов Отделения;
  • совместно с ACTIVITIES OFFICER координирует участие женщин – действительных членов Отделения в мероприятиях.
.
PHOTOGRAPHER (ФОТОГРАФ):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политики Harley Owners Group;
  • фотографирует, обрабатывает и передает EDITOR и WEBMASTER для публикации на сайте Отделения, в официальных изданиях H.O.G., а также HISTORIAN, фотографии об участии Отделения в соответствующих мероприятиях.
.
HISTORIAN (ИСТОРИК, ЛЕТОПИСЕЦ):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • собирает и систематизирует информацию о:
    — мероприятиях Отделения и событиях;
    — офицерах клуба;
    — членах клуба;
    — копии различных публикаций о клубе и его членах;
  • взаимодействует с PHOTOGRAPHER, собирает и хранит на базе помещения Отделения или у Дилера-спонсора архив фотографий мероприятий, офицеров, членов клуба и другой информации;
  • взаимодействует с WEBMASTER и EDITOR в части создания ежегодных, а также юбилейных публикаций о клубе в формате (Книга о Клубе).
.
EDITOR (РЕДАКТОР):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • составляет, редактирует и распространяет в средствах массовой информации и в социальных сетях Интернета официальные публикации о клубе, включая новости и сообщения для членов Отделения;
  • предоставляет до момента размещения в средствах массовой информации или у третьих лиц все публикации о клубе, вне зависимости от их формата (письменные, электронные, устные), Директору Отделения для проверки и утверждения;
  • собирает и распространяет для членов Отделения в электронном виде различные новостные, учебные или развлекательные материалы;
  • осуществляет проверку и актуализацию в режиме реального времени совместно с ACTIVITIES OFFICER информации на сайте Отделения в сети Интернет hog.by об участии членов Отделения в мероприятиях клуба и H.O.G.;
  • обеспечивает подготовку совместно с членами Совета офицеров Отделения регулярных информационных сообщений для членов клуба о разрабатываемых и принимаемых Советом офицеров Отделения решениях и инициативах в формате «Chapter ln-house News»;
  • распространяет для членов Отделения в электронном виде полученные от ACTIVITIES OFFICER различные материалы по планирующимся мероприятиям клуба;
  • осуществляет взаимодействие с WEBMASTER в части размещения информации для членов Отделения на официальном сайте клуба в сети Интернет;
  • направляет (при необходимости) копии всех официальных публикаций Дилеру-спонсору.
.
MEMBERSHIP OFFICER (ОФИЦЕР, ОТВЕТСТВЕННЫЙ РАБОТУ С ЧЛЕНАМИ КЛУБА):

  • направляет (при необходимости) копии всех официальных публикаций Дилеру-спонсору.
  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • обеспечивает прием новых членов в Отделение, в том числе:
    — хранит и выдает кандидатам на вступление в клуб формы заявлений о принятии их в члены Отделения;
    — передает данные формы после их заполнения членам Совета офицеров клуба для рассмотрения;
    — обеспечивает подготовку и рассмотрение на заседаниях членов Совета офицеров Отделения предложений по вновь принимаемым в члены клуба кандидатам;
  • обеспечивает всех членов Отделения соответствующими международными регистрационными номерами H.O.G., карточками, нашивками и значками H.O.G. в соответствии с правилами и процедурами, установленными H.O.G.;
  • осуществляет сбор данных у членов клуба о желании продолжить членство в Отделении, уплате соответствующих взносов в H.O.G. и передает в региональное отделение H.O.G. заполненную форму «Пролонгация членства в H.O.G.» (H.O.G. Enrolment Renewal);
  • обеспечивает своевременный сбор и уплату членами Отделения соответствующего членского взноса в H.O.G.;
  • совместно с SECRETARY обеспечивает сбор и актуализацию данных о членах Отделения и адресе нахождения клуба с дальнейшей передачей информации в Сервисный центр H.O.G (при необходимости);
  • обеспечивает хранение форм для заполнения «Пролонгация членства в H.O.G.» (H.O.G. Enrolment Renewal) и своевременную их передачу членам клуба для заполнения;
  • обеспечивает в режиме реального времени, при необходимости, изменения персонального профиля члена клуба на сайте www.members.hog.com.
.
WEBMASTER (ВЭБ-МАСТЕР):

  • оказывает помощь Дилеру-спонсору и Директору Отделения в части обеспечения соответствия деятельности клуба положениям Устава Отделения и политике Harley Owners Group;
  • составляет, редактирует и распространяет совместно с EDITOR публикации о клубе, включая новости и сообщения для членов Отделения на официальном сайте Отделения в сети Интернет;
  • предоставляет совместно с EDITOR до момента их размещения в средствах массовой информации или у третьих лиц все публикации о клубе, вне зависимости от их формата (письменные, электронные, устные), Директору Отделения для проверки и утверждения;
  • взаимодействует с Дилером-спонсором в части размещения на его вэб-сайте ссылки на страницу Отделения в сети Интернет;
  • контролирует, чтобы во всех официально публикуемых материалах Отделения были указаны наименование клуба и его международный номер;
  • осуществляет взаимодействие с EDITOR в части размещения информации для членов Отделения на официальном сайте клуба в сети Интернет;
  • осуществляет сбор различной тематической информации для членов клуба;
  • размещает на официальном вэб-сайте клуба в сети Интернет для членов Отделения информацию о мероприятиях клуба;
  • предпринимает все возможные меры для защиты информации, размещенной на вэб-сайте Отделения в сети Интернет, в том числе и личной информации о членах клуба, от посягательств третьих лиц (взломов, атак и т.д.);
  • предоставляет в H.O.G. информацию о URL-адресе сайта Отделения для ее размещения на официальном сайте Сервисного центра H.O.G. www.members.hog.com.
.